I nostri soci e tesserati sono l’essenza del nostro club di subbuteo!

Proseguiamo con i consigli per la gestione delle nostre associazioni di subbuteo.

Capita che nei nostri club ci concentriamo troppo solo sull’aspetto del gioco, tralasciando la gestione della nostra associazione dal punto di vista dello sviluppo e promozione.

Tanti consigli di come gestire al meglio un’associazione li abbiamo già visti in un articolo dedicato, oggi desidero affrontare un argomento più leggero, più… “coccoloso”: gli eventi sociali!

Sembra incredibile, ma ho scoperto che quasi nessuna associazione subbuteistica organizza eventi sociali se non la classica cena. Ciò può essere dovuto al fatto che, alla fin fine, i soci del club sono gli amici di tutti i giorni e di una vita e non facendo promozione e sviluppo sempre quelli sono.

Grazie ai consigli che vi abbiamo dato, però, sono sicuro che già il prossimo anno l’incremento di appassionati sarà costante e di conseguenza un numero di soci e tesserati sempre crescente.

Ma come facciamo a creare situazioni dove possiamo stare tutti insieme, magari anche con persone che si conoscono meno, e divertirci?

La domanda sembra banale, ma incredibilmente la gestione di queste situazioni da parte del direttivo con l’organizzazione preventiva degli eventi sociali, non fa altro che rendere gli stessi piacevoli e partecipati creando nuovi legami e amicizie o approfondendo la conoscenza tra le persone.

Per contro lasciare al caso l’evento può essere “rischioso” perché si arriva ad un certo punto che non si sa più cosa fare e la gente se ne torna a casa senza un particolare ricordo della giornata/serata.

Il mio consiglio è quello di organizzare l’incontro come un qualsiasi evento, pianificando le attività ed i tempi delle stesse.

Organizziamo una cena di fine anno

Innanzitutto cominciamo ad organizzare con largo anticipo. Se pensiamo di andare a cena con tutti i soci e tesserati allargando l’invito agli accompagnatori (marito/moglie, conviventi, ecc.) facciamo finta che saremo in 25 persone.

Poniamoci sempre un budget di spesa. Partiamo dall’idea che ciò che è poco costoso per noi potrebbe essere molto costoso per altri, pertanto non tariamo il budget unicamente su noi stessi, ma confrontiamoci con i membri del direttivo per trovare la giusta proporzione.

E’ molto apprezzato dai soci quando l’associazione si fa carico dei costi o parte di essi. Non è certo un obbligo, ma se già ad inizio anno si prevedesse un piccolo budget per la “cena di fine anno”, non sarebbe una sorpresa per il tesoriere e sapremmo già in anticipo come dovremmo regolarci con il ristoratore.

Teniamo presente, inoltre, che ciò consentirebbe due opzioni: la prima farebbe calare il costo pro-capite della cena agli invitati, la seconda consentirebbe una cena più “raffinata” al costo di una cena “normale”. Entrambe le opzioni sono valide, vale la pena valutarle con attenzione e prendere una decisione in partenza.

Presupponiamo di aver scelto l’opzione 1, quella cioè dove il contributo dell’associazione andrà ad abbassare il costo pro-capite per una cena di livello normale (spesso è il più apprezzato).

La scelta del locale risulta spesso fondamentale per la buona riuscita della serata. Se fosse possibile, il top sarebbe riuscire avere una saletta riservata alla propria associazione per poter quindi gestire le attività collaterali che andremo a spiegare dopo. Essere in una sala comune ridurrebbe di molto la possibilità di creare situazioni divertenti e coinvolgenti per i nostri amici facendoci mancare l’obiettivo della serata.

La trattativa

Regola 1 e non negoziabile: il menù si decide prima incluso il costo dello stesso!

E’ opportuno prevedere, comunque, alcune varianti al menù per eventuali amici vegetariani o vegani (sarebbe opportuno saperlo da subito).

Molto importante è sapere il prezzo totale includendo acqua e vino. Questo è lo scoglio maggiore da superare perché il ristoratore non ha idea di quante persone berranno il vino. A tal proposito si potrebbe agire seguendo due strade: la prima un numero di bottiglie predefinito, il secondo solo vino della casa sapendo che tanto più di un toto non ne verrà consumato. L’acqua e le bibite, invece, devono essere già incluse a volontà.

La vostra abilità, infine farà includere sicuramente anche il caffè e l’amaro! Sembra banale, ma l’amaro è quel tocco di chiusura della cena che non guasta mai (a chi piace) e che lascia i commensali soddisfatti!

I giochi e le premiazioni

A questo punto è giunto il momento di inventare quei momenti aggregativi che piacciono a tutti e rinsaldano amicizie e rapporti!

Dobbiamo gratificare i nostri amici. Dobbiamo farli sentire parte integrante e importante del club (cosa che sono nei fatti, ma dimostrarglielo è sempre difficile). Organizziamo una premiazione!!

Innanzitutto decidiamo cosa vogliamo premiare. Possono essere i successi dell’anno, gli obiettivi raggiunti, gli esordienti, la carriera. Insomma decidiamo cosa desideriamo fare per coinvolgere i nostri amici. E’ evidente che più persone saranno premiate e più il livello di felicità ed il coinvolgimento di tutti i presenti sala sarà maggiore.

Ovviamente i premi devono essere prodotti sostenibili dalle casse del club e divertenti o utili!

Un esempio potrebbe essere la foto stampata su ardesia (già di per sé molto particolare) del premiato in azione! Cliccando sulle foto alcune offerte molto interessanti a costi decisamente contenuti.

Per i vostri coach, un regalo davvero molto apprezzato, anche se magari non utilissimo, è la “lavagnetta del coach”!! Di seguito una proposta davvero simpatica e conveniente.

Un regalo dedicato a tutti i soci e tesserati del club, spesso molto gradito e utile, è il portachiavi. Nella proposta successiva potete vedere un esempio di un portachiavi da personalizzare fronte e retro, a costi molto contenuti anche per pochissime quantità. Click sulla foto per tutti i dettagli.

Conclusioni

Tutto quanto sopra sono solo suggerimenti che però vanno ad integrare quanto già scritto circa la gestione di un’associazione di subbuteo.

Alcune volte si danno per scontate delle attività che invece rivestono un ruolo davvero molto importante nella vita di un’associazione. La condivisone di momenti di convivialità non fanno altro che rinforzare lo spirito del gruppo e ampliare il proprio perimetro grazie al messaggio che confermiamo ai nostri soci e tesserati.

A loro volta quando parleranno della loro associazione ad amici lo faranno con giustificato orgoglio ed entusiasmo facendo avvicinare, magari, anche nuovi appassionati.

Teniamo sempre presente che le associazioni non sono altro che gruppi di persone che condividono un fine. Che sia una gioco, un’attività culturale o qualsiasi altra cosa, ciò che li accomuna è la passione per qualcosa. Noi siamo appassionati di calciotavolo ed allo stesso tempo vogliamo circondarci di amici che come noi desiderano divertirsi e condividere la gioia del gioco e dello stare insieme.