Gestiamo un’associazione di calciotavolo subbuteo (ma potrebbe essere di qualsiasi attività ludica)!

Da che esiste il calciotavolo in Italia esistono i club! Il primo club in Italia fu fondato da Roberto Cavallo nel lontanissimo 1 gennaio 1973 con il nome di Subbuteo Club Paderno Dugnano.

Dopo di lui, grazie al lavoro della Famiglia Parodi dedita all’importazione e commercializzazione in Italia del gioco a marchio Subbuteo, cominciarono a nascere altri club, via via sempre più numerosi, fino ai livelli del massimo splendore del calciotavolo in Italia negli anni ’80/’90.

Da quegli anni ruggenti sono cambiate tante cose, praticamente tutto e pensare di poter gestire come allora un club ai giorni nostri rasenta l’impossibile (se vogliamo essere nelle regole).

Partiamo dalla forma associativa. Nel momento che decidiamo di strutturare un club dobbiamo sapere che non basta riunirsi e decidere che da oggi saremo un club. Sarà necessario, invece, costituirsi in un’associazione.

Oggi essere associazione è molto semplice. Si sceglie la forma associativa (Associazione Culturale, ETS, APS, ecc., ma è consigliabile rivolgersi ad un esperto di associazionismo che saprà consigliarvi al meglio), redarre lo Statuto, compilare le carte necessaria, comprare le marche da bollo, andare all’ufficio del registro e registrare l’associazione.

Non mi addentro volutamente nella procedura perché ci sono fior fiore di esperti e vari tutorial online che si trovano davvero molto facilmente. L’unica cosa che mi sento di dirvi è che se qualche furbacchione vi consiglia la forma associativa ASD mascherandola, sappiate che è da matti e correte un rischio inutile!

Ciò che vorrei affrontare, invece, è la gestione quotidiana dell’associazione perché essere associazione non significa semplicemente trovarsi con qualche amico, giocare e partecipare, magari, ai campionati nazionali di subbuteo.

Giocare e divertirsi è un aspetto decisamente importante, ma non deve essere preponderante sull’attività associativa vera e propria altrimenti avete già buttato via i soldi che avete investito per costituirvi. Tanto valeva andare a giocare in qualche associazione già esistente… 😉

I Ruoli

Definire in modo chiaro i compiti di ciascun membro del consiglio direttivo ed eventuali volontari è importantissimo.

Il presidente non è una carica onorifica come qualcuno potrebbe pensare, ma ha un onere enorme dato dalla totale responsabilità dell’associazione e dalla necessità di essere attento e presente in tutte le valutazioni di progetti o decisioni che impatteranno in modo importante sulla vita associativa. Un presidente che prende sottogamba il suo ruolo demandando a terzi la responsabilità della gestione è un presidente che ha già rinunciato al successo della sua associazione ed ha deciso di giocare alla roulette russa!

Il tesoriere deve dedicarsi al suo compito con costanza, quindi tenere in ordine la prima nota, avere rapporti con il commercialista, ricordare le scadenze ai soci, raccogliere le quote di iscrizione dei corsi, rilasciare le ricevute, ecc.

Il segretario deve mantenere i rapporti con gli associati ricordando gli eventi, tenere i libri verbali, raccogliere le richieste dei soci e portarle all’attenzione del Direttivo, tenere in ordine l’elenco soci e l’elenco tesserati, verificare la corrispondenza delle quote versate con i soci attivi in collaborazione con il tesoriere, ecc.

I consiglieri non sono comparse e non devono esserlo! Anche loro dovranno contribuire alla causa secondo le loro professionalità e attitudini. Ad esempio un consigliere potrebbe essere incaricato di organizzare gli eventi di gioco (tornei e manifestazioni). Lui procederà a realizzare i progetti e sottoporli al consiglio direttivo individuando insieme le migliori soluzioni e chi farà cosa. Un altro potrebbe essere portato per la gestione degli sponsor. Sarà suo compito cercare il sostentamento economico per l’associazione trovando sponsor e sostenitori e via così.

Questi sono due esempi, ma poi ci si può sbizzarrire! L’importante è sapere che in un’associazione, per farla funzionare, bisogna lavorare tutti come se fosse un’azienda!!

Gli Obiettivi

A seguire poniamoci degli obiettivi. Ad esempio:

  • Creare una scuola calciotavolo
  • Individuare un coach per la squadra senior
  • Individuare un coach per la squadra under
  • Partecipare a manifestazioni locali per promuovere l’attività e trovare nuovi appassionati
  • Stampare le brochure di presentazione
  • Proporsi a potenziali sponsor per fare maglie di gioco e tute
  • Pensare ad un piano per attivare i canali social e dare visibilità agli sponsor per trovarne di nuovi
  • ecc. ecc.

Gli obiettivi sono molto importanti perché consentono al consiglio direttivo ed al presidente di verificare lo stato di avanzamento dei progetti e i risultati che si ottengono man mano che si pongono in atto le strategie per raggiungerli.

Per contro gestire l’associazione senza nessun obiettivo definito, ma semplicemente mettendo in atto attività estemporanee e senza un reale studio e progettazione, saranno inevitabilmente destinati a fallire.

Allo stesso modo lasciare un progetto nelle mani di una singola persona, espone tutti al rischio che quella persona possa stancarsi e abbandonare, lasciando il lavoro a metà e senza nessuno che ne conosca lo stato dell’arte. Sempre meglio avere minimo due persone che si dedicano in sinergia alla stessa attività.

Le attività

Spesso chi gestisce un’associazione dedicata al gioco del calciotavolo subbuteo tende a proporre gratuitamente l’uso dei locali della propria associazione per permettere qualsiasi appassionato di giocare. Iniziative lodevoli e che spesso consentono di aumentare di qualche giocatore il club, ma che limitano il potere attrattivo dall’associazione solo a coloro che già giocano o comunque hanno giocato.

I corsi

Una delle attività spesso sottovalutate e non prese in considerazione è l’organizzazione di corsi solitamente dedicati soprattutto ai più giovani, ma nulla vieta di organizzarli anche per persone adulte.

Questa attività ha diversi vantaggi per l’associazione:

  1. consente di proporsi come esperti di quell’attività;
  2. aiuta a trovare potenziali nuovi appassionati che desiderano imparare a giocare;
  3. garantisce delle entrate al club necessarie per la sopravvivenza del club stesso.

Abbiamo spiegato nel dettaglio come organizzare e gestire un corso di calciotavolo in un articolo dedicato che vi consiglio di leggere.

Attività agonistica

Un’altra importantissima attività da organizzare sono i tornei. Per i già esperti del mondo del calciotavolo ci tengo a precisare che per “torneo” non intendo il torneo nazionale assegnato dalle varie associazioni quali la FISCT, ma attività di gioco più contenute, magari non patrocinate, ma aperte a tutti, sia i membri del club che coloro che conoscono il gioco e desiderano provare un torneo non impegnativo. Il torneo tiene vivo l’interesse nel gioco sopratutto per i membri del club e consente divertenti attività quali il campionato interno come un circuito tornei per la provincia in collaborazione, magari, con oratori o altri locali, per dare dimostrazioni del gioco e contattare più persone possibili.

Per organizzare un torneo potete seguire il nostro tutorial dedicato al torneo all’italiana.

Le regole

Scrivete le regole dell’associazione. E’ importantissimo dare ai soci ed ai tesserati le regole dei diritti e doveri di tutti. Lo Statuto è la carta fondamentale, non ci piove, ma praticamente nessuno lo legge. A titolo di esempio potreste creare un regolamento comportamentale all’interno dell’associazione che tutti devono rispettare. Preparate da subito, anche, le sanzioni che verranno comminate a chi non rispetterà le regole. Non lasciate nulla al caso o agli umori del momento. Avere un documento uguale per tutti è garanzia per tutti che non ci saranno favoritismi.

Potrebbe sembrare eccessivo, ma fintanto che le cose vanno bene, nessuno si lamenta e c’è armonia le problematiche derivanti da contestazioni, fronde interne o guerrafondai sembrano problemi di altri, ma quando ci capitano e non abbiamo gli strumenti per affrontare le situazioni rischiamo che ci distruggano l’associazione.

Allo stesso tempo, però, dobbiamo garantire la massima trasparenza ai nostri soci. Spesso uno dei motivi di discussione è la gestione dei fondi. Avere una prima nota accessibile a tutti i soci (attenzione che c’è differenza tra soci e tesserati) dovrebbe essere al punto uno di ogni direttivo.

Inviare i verbali delle assemblee, fare le assemblee (sembra banale, ma vi assicuro che ci sono associazioni che l’assemblea dei soci non hanno idea di cosa sia), garantire l’accesso ai documenti dell’associazione, sono la base per essere considerati dei buoni amministratori ed evitare chiacchiere da bar.

Infine usiamo il buonsenso! Il fine di tutti dovrebbe essere quello di stare insieme, divertirsi e costruire qualcosa per noi e per chi verrà dopo di noi! Non facciamo l’errore di considerare l’associazione proprietà privata (purtroppo errore davvero molto comune), ma pensiamo sempre che i nostri soci sono i nostri amici e coloro che ci possono aiutare a crescere e diventare sempre più un riferimento sul nostro territorio.

Quando il nostro tempo sarà finito, non leghiamoci a quella sedia del consiglio direttivo! Lasciamo l’onere e l’onore ad altri, magari più giovani o con idee innovative. Non siamo unici ed insostituibili! Approfittiamone invece per recuperare il tempo perduto giocando e divertendoci e guardando i nostri amici che faranno con la nostra stessa passione il bene del nostro club!

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